ATENÇÃO: Fora de uso

GED Legislativo

Um processo de GED (gestão eletrônica de documentos) tem, dentre os seus vários benefícios, o de - se não eliminar totalmente - pelo menos minimizar a circulação de processos em papel numa organização.

Essa forma de trabalhar - de modo "clean" - acabou sendo consagrada com o termo "paper less", ou seja, Organização sem papel. Isso evita que, em alguns casos, processos fiquem dias, meses "perdidos" sobre mesas ou em estantes aguardando para serem redistribuídos ou despachados. Esse fato, no mais das vezes, contribui para dificultar a sua localização, quando o Protocolo não dispõe de informação atualizada de onde o mesmo se encontra...

Uma situação ideal seria que o início do processo sempre se desse realmente no Protocolo e este pudesse utilizar procedimentos de identificação padrão, o protocolasse e, em seguida, "scanneasse" todos os seus documentos (colocando-os para "dentro do sistema GED") e o arquivasse num Arquivo Central - tipo cofre. A partir daí, o processo (ou melhor: as imagens dos documentos) circularia pelo sistema, anexado aos encaminhamentos e despachos, obedecendo a um fluxo de trabalho (workflow) prévio, a ser definido para cada tipo de processo.

Muito eventualmente, alguém que desejasse ver o original, solicitaria o processo ao Arquivo Central por meio de uma requisição própria, também via sistema, de modo que ficasse registrada a requisição com prazo de devolução indicado. O sistema poderia inibir requisição de pessoas que estivessem "em débito". Isso ajudaria a manter os originais no Arquivo Central.

Os documentos que devem ser juntados ao processo, seriam enviados ao Protocolo que teria essa responsabilidade, após os procedimentos de praxe; ou seja, protocolar, juntar o documento no processo dentro do sistema (scanner) e, em seguida, enviar o documento ao Arquivo Central para compor o processo em papel. Isso seria algumas funções básicas de um sistema GED em funcionamento numa Organização.

Outros benefícios: maior agilidade à organização; maior segurança dos documentos; disponibilidade de consultas, por meio de buscas ao sistema, sob várias formas, o que permitiria sua rápida localização na organização independente do andamento (de onde está); o processo mantém-se atualizado com todos os seus documentos e anexos; consulta aos despachos / documentos juntados e todo o seu trâmite (incluindo informações sobre o tempo gasto em cada depto, seção, quem despachou, etc); extração de relatórios diversos, estatísticas, dentre outros.

Sobre os anexos, vale ressaltar que em alguns casos não seria possível scannear todos eles - quando se tratasse de grandes volumes - o caso de livros, por exemplo. Mas podem ser adotadas sistemáticas de registro de referências, de abstracts...

Enfim, essas seriam as funções básicas de um sistema GED.

É importante ressaltar que o Software ou Produto a ser desenvolvido deve ter um motor de workflow potente (engine otimizado), pois é um dos quesitos de maior relevância nesse tipo de sistema, além da facilidade de upload de imagens a partir do scanner. (Claudio Morale/Interlegis?)

Última modificação 7 semanas atrás Última modificação em 28/05/2019 11:39:50
 

The contents and data of this website are published under license:
Creative Commons 4.0 Brasil - Atribuir Fonte - Compartilhar Igual.