1 Visão Geral

1.1 O que é o SEI?

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4). Trata-se de um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho, tendo como principais características a libertação do paradigma do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.

O é um dos produtos do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da Administração Pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos. Coordenado pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, o PEN proporciona a integração de diferentes esforços que já estavam em curso no âmbito do Governo Federal e possibilita melhorias no desempenho dos processos da Administração Pública, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência e satisfação do público usuário e redução de custos. A intenção do projeto é disponibilizar uma solução flexível o bastante para ser adaptada à realidade de órgãos e entidades da Administração Pública de diferentes áreas de negócio.

O é uma ferramenta que permite a produção, edição, assinatura e trâmite de documentos dentro do próprio sistema.

O proporciona a virtualização de processos e documentos, permitindo a atuação simultânea de várias unidades, ainda que distantes fisicamente, em um mesmo processo, reduzindo o tempo de realização das atividades. A solução será disponibilizada no Portal do Software Público do Governo Federal. Principais facilidades do :

  1. Portabilidade: o é 100% Web e pode ser acessado por meio dos principais navegadores do mercado: Internet Explorer, Firefox e Google Chrome;
  2. Acesso Remoto: em razão da portabilidade já mencionada, o pode ser acessado remotamente por diversos tipos de equipamentos, como microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones de vários sistemas operacionais (Windows, Linux, IOS da Apple e Android do Google). Isto possibilita que os usuários trabalhem a distância;
  3. Acesso de terceiros: está preparado para gerenciar o acesso de terceiros aos expedientes administrativos que lhes digam respeito, permitindo que tomem conhecimento do teor do processo e até mesmo que assinem contratos e outros tipos de documentos remotamente;
  4. Controle de nível de acesso: gerencia criação e trâmite de processos e documentos restritos e sigilosos, conferindo acesso somente às unidades envolvidas ou a usuários específicos;
  5. Tramitação em múltiplas unidades: o sistema incorpora o novo conceito de processo eletrônico, que rompe com a tramitação linear e tradicional inerente à limitação física do papel, de modo que várias unidades podem ser demandadas simultaneamente a tomar providências e manifestar-se no mesmo expediente administrativo, sempre que os atos sejam autônomos entre si;
  6. Funcionalidades específicas: controle de prazos, ouvidoria, estatísticas da unidade, tempo do processo, base de conhecimento, pesquisa em todo teor, acompanhamento especial, modelos de documentos e textos padrão, sobrestamento de processos, assinatura em bloco, organização de processos em bloco e acesso externo, entre outros;
  7. Sistema intuitivo: sistema estruturado com boa navegabilidade e usabilidade.

1.2 Gestão por Processo e por Desempenho

Um dos principais conceitos do sistema é a gestão por processo. Assim, para se criar um documento deve-se iniciar o Tipo de Processo correspondente ou inseri-lo em um processo já existente. Isso viabiliza os relatórios de Estatísticas da Unidade e Desempenho de Processos no , o que inclui o tempo médio de cada Tipo de Processo no Órgão e o tempo médio de tramitação do Tipo de Processo em cada Unidade (para saber mais sobre estatísticas, consulte: Medições de Desempenho).

1.3 Boas Práticas de Utilização do Sistema

Para garantir melhor aproveitamento dos recursos do sistema no decorrer do tempo e o alcance dos resultados pretendidos de maneira eficaz, são aconselháveis algumas práticas:

  1. Padronizar procedimentos: por ser uma solução bastante flexível, o proporciona formas variadas de utilização de suas funcionalidades, assim como permite a adaptação a diferentes realidades. Por isso, é importante que órgãos e instituições padronizem procedimentos em diversos níveis, tanto por meio da implementação de normas de utilização do sistema, quanto pela padronização de processos de trabalho em cada unidade. A instituição de normas e procedimentos proporciona segurança da informação e a organização do trabalho. Padronizações no âmbito das unidades (tais como o uso de termos, práticas e nomenclaturas comuns) facilitam a utilização de recursos que o sistema oferece, tais como pesquisa e medição de desempenho dos processos (para saber mais sobre pesquisas e medições no , consulte: Métodos de Pesquisa e Medições de Desempenho);
  1. Acesso como regra e o sigilo como exceção: a transparência é um instrumento de controle social que proporciona meios para garantir a correta atuação do Estado. O adota a filosofia da transparência administrativa, ainda que permita atribuir restrição de acesso a processos e documentos em casos específicos. O sistema tem como princípio a transparência do fluxo de informações e o trabalho colaborativo. O ideal é que se facilite e priorize a publicidade como forma de garantir o funcionamento eficiente do sistema;
  1. Respeitar as etapas do processo e o fluxo de informações: O proporciona instrumentos para medição e monitoramento dos processos. Também proporciona meios de manter um processo ou conjuntos de processos em permanente acompanhamento, sem que isso interfira nos fluxos de atividades e andamentos. Por isso, é importante cumprir cada etapa de maneira eficiente para a correta medição de desempenho dos processos, assim como deve ser feito uso de funcionalidades de pesquisa e acompanhamento para consulta a informações. Um exemplo de boa prática é a conclusão do processo ou envio para outra unidade sem mantê-lo aberto na unidade atual, tão logo a as atividades pertinentes na unidade sejam finalizadas (para saber mais sobre pesquisa, acompanhamento e medições no , consulte: Métodos de Pesquisa, Acompanhamento Especial, Blocos internos e Medições de Desempenho).
  1. Dar preferência ao editor do : Embora o sistema permita importar alguns formatos de arquivo (Documento Externo), os documentos formais do órgão devem ser redigidos no próprio sistema (Documento Interno). É possível a customização de tipos de documentos em obediência aos padrões e formatação estabelecidos por instrumentos legais, tais como o Manual de Redação da Presidência da República. Os tipos de documentos também podem ser configurados de acordo com a realidade dos órgãos e instituições. Outras vantagens do uso de Documentos Internos são seus formatos padronizados e automatizados (data, numeração, endereço da unidade, processo de referência e número SEI), além da possibilidade dos documentos que exigirem publicação oficial serem publicados diretamente no em Veículo de Publicação, interno (p. ex. Boletim de Serviço) ou externo (Portal).

1.4 Vídeos Tutoriais

A opção está disponível na Barra de ferramentas do sistema . Esta opção contém uma relação de vídeos que descrevem várias funcionalidades do sistema passo a passo. Ao clicar sobre a opção, será apresentado um índice de vídeos com a descrição de algumas funcionalidades. Basta clicar sobre a descrição desejada e o sistema abrirá outra tela, possibilitando dar início ao vídeo.

Última modificação 5 anos atrás Última modificação em 03/05/2014 15:32:24
 

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